Zaključek leta v programu Glavna knjiga

- zapiranje kontov razreda 4 in7: To lahko storite v meniju 6.2. ali ročno naredite temeljnico. Seveda za vsak razred posebej. Razredi se zapirajo na zadnji dan v letu (31.12.).

- zapiranje saldakontov: če saldakontov ne zapirate med letom, jih je potrebno zapreti pred zaključkom, sicer jih program prenese v novo leto kot odprte postavke. Zapirate jih tako, da popravljate vezo (meni 3.1.1. s pomočjo F7 – Popravek opisa, veze) ali pa jih zaprete ročno na kartici (meni 2.1.1.). Če želite za kakšen konto v novo leto prenesti samo saldo, lahko to označite v kontnem planu, tako da odprete konto in izberete način zaključka leta za ta konto.

Zaključek leta naredite v meniju 6.3. Pri zaključku vas program vpraša: Vnesi leto, ki ga želiš zaključiti: vnesemo 2007, Simbol, Datum knjiženja (01.01.2008, ker gre za otvoritveno temeljnico), Številka temeljnice, Opis knjižbe, Knjiga prejetih racunov v stolpec 4 pišem: -številka dokumenta, -opis dokumenta, -veza.

Prav tako tukaj preverite in ustrezno ponastavite konte DDV-ja, ki jih uporabljate za vodenje evidenc DDV-ja. Program bo tukaj ponudil in naštel konte za DDV, ki jih je našel v nastavitvah za avtomatsko temeljnico v menuju 3.4.B. na gumbu F6 – Temeljnica in tiste, ki jih bo našel v menuju 1.1. na gumbu Nastavitev kontov, ki ga najdete znotraj F8 – Podatki DDV. Vsi konti, ki bodo na tej maski našteti se ne bodo saldirali, ampak bo program v novo leto prenesel vsako knjižbo posebej, da bo potem lahko operiral z opcijo avtomatske temeljnice. Če tega ne želite, morate iz maske konte pobrisati.

Na gumbu Nastavitve (desno zgoraj) pa vsi tisti, ki imate poslovno leto različno od koledarskega, vpišete ustrezen datum za zaključek leta. Vsi, ki imate poslovno leto enako koledarskemu pa tukaj pustite prazno.

Ob zaključku leta program prejete fakture z obdobjem v letu 2007 in datumom prejema v letu 2008 vpiše v ročno evidenco DDV. Otvoritvene knjižbe namreč ne morejo imeti podatka o DDVju. Ob vpisu v ročno evidenco pa program v stolpec 4 lahko vpiše zgoraj naštete možnosti. Če pri prejetih fakturah vpisujete številko dobaviteljevega računa v polje številka dokumenta, morate na vprašanje (Knjiga prejetih računov v stolpec 4 pišem) odgovoriti: številka dokumenta.
    - Možnost 1: 10.1.2008 ste prejeli Telekomovo prejeto fakturo za december 2007. Pri knjiženju na konto 2200 vpišete pod številko dokumenta vašo zaporedno številko prejete fakture, v polje veza pa vpišete Telekomovo številko računa. V tem primeru morate na vprašanje (Knjiga prejetih računov v stolpec 4 pišem) odgovoriti: veza
    - Možnost 2: 10.1.2008 ste prejeli Telekomovo prejeto fakturo za december 2007. Pri knjiženju na konto 2200 vpišete pod številko dokumenta Telekomovo številko računa, polje veza pa pustite prazno ali vnesete svojo zaporedno številko računa. V tem primeru morate na vprašanje (Knjiga prejetih računov v stolpec 4 pišem) odgovoriti: številka dokumenta
Program po vnosu teh podatkov najprej skopira podatke na rezervno številko. To pomeni, da je na novi številki samo kopija v kateri ne knjižimo ničesar, saj je namenjena ogledu podatkov za pretekla leta. Če so podatki v skupni bazi z ostalimi Win programi, potem ponudi že številko področja, kamor bo dodal podatke programa GKW.
    - Primer: v skupni bazi uporabljate programa Fakturiranje in Glavna knjiga (pod zaporedno številka 1). Konec januarja ste zaključili leto 2007 v programu Fakturiranje. Ob zaključku ste podatke shranili pod zaporedno številko 2. Ob zaključku leta v programu Glavna knjiga pa tudi te podatke shranite pod zaporedno 2. Program bo k podatkom Fakturiranje leto 2007 dodal še podatke Glavna knjiga za leto 2007.