eArhiv Logos (proračunski uporabniki)

Po novem je v programu Glavna knjiga omogočen tudi eArhiv za podjetje Logos. Akreditirana storitev eArhiv podjetja Logos zagotavlja e-hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, ki je skladna z vsemi zakonskimi predpisi s tega področja (ZVDAGA, UVDAG in ETZ). Primarno je namenjena proračunskim uporabnikom, kot seveda tudi gospodarskim subjektom, ki zaradi težavnosti zagotavljanja zakonskih zahtev ne želijo sami hraniti digitalnega gradiva.

Uporabnik mora pred prvim pošiljanjem podatkov v arhiv zagotoviti:

Podpisana pogodba o opravljanju storitev zajema in hrambe e-računov z izvajalcem Logos d.o.o.
Sprejeta Notranja pravila za zajem in hrambo e-računov oz. sprejet Klasifikacijski načrt. Večina proračunskih uporabnikov le-tega še nima.
Urejen in fizično delujoč dostop preko internetnega vmesnika do eArhiva Logos.
Verziji programov Knjiga Prejetih Faktur ter Glavna Knjiga minimalno datuma 15.9.2015 ali novejši.
Ko boste posedovali Klasifikacijski načrt, greste v programu Knjiga prejetih faktur v meni 8.7. na zavihku 3. Razno in vklopite parameter 19. Lasten klasifikacijski načrt. Nato v meniju 3.P. Klasifikacija prejete pošte, preko gumba »Spremeni šifro«, obstoječe šifre spremenite na svoje šifre KN-ja. Program ob spremembi šifre vse obstoječe zapise prepiše na novo šifro in staro šifro za seboj tudi pobriše. V primeru, da več obstoječih šifer združujete na eno novo šifro, program v ozadju prepiše vse podatke na novo šifro, ročno pa morate pobrisati stare šifre (morebitno napačno brisanje je programsko blokirano, v primeru da na določeni šifri obstajajo podatki, program le-te ne dovoli pobrisati). Spremenjenim šifram KN-ja lahko prosto tudi popravite »Naziv« ter po želji dodate »Opis«. Vsi ostali podatki niso relevantni in jih ni potrebno vpisovati oz. korigirati. V program Knjiga prejetih faktur se zaenkrat vpiše samo šifre, ki se potrebujejo za eArhiv prejetih in izdanih eRačunov. V primeru da imate v meniju 3.P. že od samega začetka svoje šifre Klasifikacijskega načrta, posega v spremembo šifer nimate. Če boste v meniju 3.Q. Tip pošiljke prejete pošte, v posamezne nazive tipov pošte, vpisali še podatek »Klasifikacija«, vam bo program ob vpisu prejete pošte le-ta podatek avtomatsko vpisal. Priporočamo!
Podatke se v eArhiv pošlje preko menija 6.8.E. Hramba e-računov, kjer se izbere opcija »2-Logos (EArhiv)«, določi pravilno šifro Klasifikacijskega načrta za Izdane e-račune preko programa Fakturiranje ter določi bilančno obdobje, do koder naj se podatki prenesejo v eArhiv. Po potrditvi začetne maske se odpre preglednica s podatki, kjer se podatke pregleda in po potrebi dopolni oz. ustrezno opremi za eArhiv. Na gumbu »Test prijave« vpišete Uporabniško ime in Geslo ter potrdite prijavo z F9. Če je test uspešen vam program vrne obvestilo »Prijava uspešna«. Posledično lahko preko gumba »F9 Arhiviraj« tudi dejansko izvedete arhiviranje. Po prenosu se izpiše obvestilo »Pošiljanje dokumentov v eHrambo je uspešno končano. Vsega skupaj je bilo poslano xx dokumentov«. Preneseni eRačuni izginejo iz seznama nearhiviranih eRačunov.