Knjiga prejetih faktur - Pošiljanje obvestil likvidatorjem o nelikvidiranih dokumentih

1. Pošiljanje obvestila preko gumba ’Pošlji sporočilo uporabniku’  Gumb se nahaja v meniju "1.1. Prejete fakture" ter meniju "1.9. Prejeta pošta". Ob kliku na gumb se vam odpre okno kot ga vidite spodaj. V oknu Sporočilo vpišete kratko sporočilo, ki ga boste poslali likvidatorju, v oknu Likvidator prejemnik pa ozznačite likvidatorja kateremu boste poslali sporočilo. Privzeto so označeni vsi likvidatorji z vpisanim elektronskim naslovom v šifrantu likvidatorjev (Meni "3.N. Likvidatorji"). Sporočilo bo poslano likvidatorju v primeru, da ima čakajoče nelikvidirane dokumente.                    
2. Obveščanje naslednjega likvidatorja v vrstnem redu za likvidacijo dokumenta   V parametrih v meniju "6.1. Parametri programa" na zavihku ’2. Parametri programa’, vrstica 61 se nahaja parameter "Epoštna obvestila o likvidiranju (naslednjem likvidatorju". Vlop parametra pomeni, da bo program poslal sporočilo naslednjemu likvidatorju po vrstnem redu za likvidiranje, ko bo dokument likvidiral predhodni likvidator. Primer: Ko bo dokument likvidiral npr. Vodja nabave, bo program poslal sporočilo Direktorju katera prejeta faktura in od katerega poslovnega partnerja čaka na njegovo odobritev.
3. Avtomatsko obveščanje likvidatorjev o čakajočih nelikvidiranih dokumentih   V parametrih v meniju "6.1. Parametri programa" na zavihku ’2. Parametri programa’, vrstica 62 se nahaja parameter "Epošta likvidatorjem-zbirno obvestilo o likvidiranju". Pri vklopu parametra sta na voljo dve možnosti: ’Vsak dan ob prvem vstopu v program’ in ’1x tedensko ob prvem vstopu v program’. Obe možnosti likvidatorju (le tistim, ki imajo nelikvidirane dokumente) pošljeta elektronsko sporočilo na likvidatorje elektronski poštni naslov. Sporočilo vsebuje seznam še nelikvidiranih dokumentov.  Likvidator je obveščen o novo dospelih dokumentih vključno s podatkom od katerega pošiljatelja, krajšim opisom in zaporedni številki prejetega dokumenta v evidenci prejetih računov oz. prejete pošte. Z vklopom tega parametra pošiljanje obvestil likvidatorjem iz prve točke ni več potrebno.

Opozorilo: Obvezno je, da imate vpisane e-naslove likvidatorjev v meniju 3.N. Ravno tako morate imeti urejene nastavitve za pošiljanje elektronske pošte iz programov, ki jih lahko nastavite v meniju "8.E Pošiljanje podatkov po elektronski pošti" na gumbu ’Nastavitve’. Potrebno je vpisati pravilne nastavitve vašega e-predala.