Knjiga prejetih faktur - Zaključek leta

Zaključek leta ni obvezen, je pa priporočljiv za vsa večja podjetja, za podjetja, ki uporabljajo modul Dokumentni sistem (skeniranje) in še posebej za javni sektor, ki še dodatno operira z velikim številom prejetih eRačunov. Z uvedbo sistema prejemanja eRačunov ter množičnejšo uporabo skeniranja, se namreč velikost baz hitro povečuje, posledično pa pada hitrost delovanja sistema. Dodatne težave vse pogosteje predstavlja tudi arhiv.

V izogib naštetim težavam, predlagamo operacijo Zaključek leta. Nahaja se v meniju 6.E Zaključek leta. Program vpraša za »Leto, do vključno katerega bom naredil zaključek« in opcijsko še za »Prejeto pošto zaključim do datuma prejema«. Program bo v aktivnem letu ohranil podatke tekočega leta ter neplačane račune preteklega leta, v meni Y. Pretekla leta pa skopiral podatke preteklega leta. Ob operaciji Zaključek leta, v programu KPFW razen osebe, ki bo pognala operacijo, NE SME BITI nihče drug. V primeru res velikih baz, predlagamo, da se glede samega postopka zaključka leta posvetujete z nami.

Opozorili bi vas še na redno uporabo opcije 6.C. Blokada davčnega obdobja, kjer si z vpisom blokade omejite možnost vnosa računa v napačno davčno oz. obračunsko obdobje. Blokada davčnega obdobja preverja polje Datum prejema oz. Datum za DDV knjigo. Blokada obračunskega obdobja pa preverja Datum prevzema blaga oz. opravljene storitve ter Obračunsko obdobje. Blokada velja tako za uvoz eRačunov, kot za ročni vnos.