FAKTURIRANJE - INVENTURA

Čeprav je inventuro za poslovno leto 2011 dovoljeno opraviti do 15.01.2012 (poslovno leto=koledarsko leto), je zaradi zaključka leta potrebno narediti inventuro do 31.12.2011. Pred pričetkom inventure si OBVEZNO osvežite verzijo programa.

Nato v meniju 6.4.2 vnesemo inventurno stanje. Pred prvim vnosom inventurnega stanja nam program javi: "Inventura še ni vnešena. Pri vnosu imaš dve možnosti:"
"Stanje vsakega artikla vnašaš v inventuro."
"Program pri vsakem artiklu ponudi knjižno stanje. Potem lahko vneseš še spremembe."

Pri izbiri prve možnosti je potrebno v inventurno stanje za vsak artikel posebej vnesti šifro in količino.
Pri izbiri druge možnosti nam program v inventurno stanje zapiše vse artikle s količinami in vrednostmi, mi pa v inventurno stanje vnesemo le odstopanja. (Primer: Artikel s šifro 00001 ima knjižno stanje 100 kos, inventurna komisija pa je ugotovila dejansko stanje 80 kos. V tem primeru pri artiklu s šifro 0001, popravimo količino na 80 kos). Poudarjamo, da je potrebno biti pri obeh možnostih zelo natančen. Pri prvi možnosti moramo natančno vnesti vse podatke z inventurnih listov, pri drugi možnosti pa natančno preveriti vsa odstopanja dejanskega stanja od knjižnega in vnesti vsa odstopanja (vnesti pravilno dejansko količino).

V kolikor se v inventuri že nahajajo kakšni stari podatki (testni oz. še od predhodnjega leta), moramo le te pobrisati v meniju 6.4.4.

Artiklov s količino 0,00  v inventurno stanje ni potrebno vnašati. V kolikor imamo isti artikel na različnih lokacijah, lahko njegovo količino vnesemo večkrat, program pa bo pri izračunu razlik vse vnose istega artikla seštel.

Po vnosu inventurnega stanja v meniju 6.4.3 izpišemo inventurne razlike. Pred  tem v meniju 6.1. ponovno poženite nastavitev nabavnih cen.
V kolikor ugotovimo napake, popravimo stanja na vnosu inventurnih stanj (meni 6.4.2) in ponovno izpišemo inventurne razlike. Za veleprodajo boste inventurne razlike verjetno izpisali po nabavnih cenah, za maloprodajo pa bo verjetno najbolje narediti izpis  po nabavni in maloprodajni ceni.
Inventurne razlike lahko v meniju 6.4.3.2. izpišemo tudi samo količinsko. Izpis je uporaben za sprotno kontrolo zaloge v skladišču, v kolikor imate veliko bazo artiklov in želite hiter izpis. Pred knjiženjem pa je potrebno narediti izpis po zgoraj opisanem postopku.

Ko  inventurna komisija  potrdi inventuro, lahko inventurne razlike poknjižimo na kartice v meniju 6.4.5.
Po knjiženju inventurnih razlik popravki inventure niso več mogoči. Prav tako ne smete več popravljati dokumentov z datumi pred inventuro. Priporočamo blokado obdobja na datum inventure (meni 6.D). V novejši verziji to blokado doda že program sam.

Pri izpisu in knjiženju inventurnih razlik je zelo pomemben datum inventure. V kolikor se zmotite v datumu inventure, le tega ni možno spremeniti, ker so na katerikoli drugi dan zaloge količinsko in vrednostno povsem drugačne.  Zato priporočamo, da pred knjiženjem inventurnih razlik na kartice, naredite varnostno kopijo na rezervni medij (disketa, usb ključ, CD, ...) v meniju 8.A., ki jih hranimo dokler ne naredimo zaključka leta.

Sam izpis inventure lahko kadarkoli ponovimo v meniju 6.4.6, ne glede na to ali so inventurne razlike knjižene na kartice. Vedeti moramo samo datum kdaj je bila inventura poknjižena.