Uporabnik mora pred prvim pošiljanjem podatkov v arhiv zagotoviti:
- Podpisana pogodba o opravljanju storitev zajema in hrambe e-računov z izvajalcem Logos d.o.o.
- Sprejeta Notranja pravila za zajem in hrambo e-računov oz. sprejet Klasifikacijski načrt. Večina proračunskih uporabnikov le-tega še nima.
- Urejen in fizično delujoč dostop preko internetnega vmesnika do eArhiva Logos.
- Verziji programov Knjiga Prejetih Faktur ter Glavna Knjiga minimalno datuma 15.9.2015 ali novejši.
- Ko boste posedovali Klasifikacijski načrt, greste v programu Knjiga prejetih faktur v meni 8.7. na zavihku 3. Razno in vklopite parameter 19. Lasten klasifikacijski načrt. Nato v meniju 3.P. Klasifikacija prejete pošte, preko gumba »Spremeni šifro«, obstoječe šifre spremenite na svoje šifre KN-ja. Program ob spremembi šifre vse obstoječe zapise prepiše na novo šifro in staro šifro za seboj tudi pobriše. V primeru, da več obstoječih šifer združujete na eno novo šifro, program v ozadju prepiše vse podatke na novo šifro, ročno pa morate pobrisati stare šifre (morebitno napačno brisanje je programsko blokirano, v primeru da na določeni šifri obstajajo podatki, program le-te ne dovoli pobrisati). Spremenjenim šifram KN-ja lahko prosto tudi popravite »Naziv« ter po želji dodate »Opis«. Vsi ostali podatki niso relevantni in jih ni potrebno vpisovati oz. korigirati. V program Knjiga prejetih faktur se zaenkrat vpiše samo šifre, ki se potrebujejo za eArhiv prejetih in izdanih eRačunov. V primeru da imate v meniju 3.P. že od samega začetka svoje šifre Klasifikacijskega načrta, posega v spremembo šifer nimate. Če boste v meniju 3.Q. Tip pošiljke prejete pošte, v posamezne nazive tipov pošte, vpisali še podatek »Klasifikacija«, vam bo program ob vpisu prejete pošte le-ta podatek avtomatsko vpisal. Priporočamo!
- Podatke se v eArhiv pošlje preko menija 6.8.E. Hramba e-računov, kjer se izbere opcija »2-Logos (EArhiv)«, določi pravilno šifro Klasifikacijskega načrta za Izdane e-račune preko programa Fakturiranje ter določi bilančno obdobje, do koder naj se podatki prenesejo v eArhiv. Po potrditvi začetne maske se odpre preglednica s podatki, kjer se podatke pregleda in po potrebi dopolni oz. ustrezno opremi za eArhiv. Na gumbu »Test prijave« vpišete Uporabniško ime in Geslo ter potrdite prijavo z F9. Če je test uspešen vam program vrne obvestilo »Prijava uspešna«. Posledično lahko preko gumba »F9 Arhiviraj« tudi dejansko izvedete arhiviranje. Po prenosu se izpiše obvestilo »Pošiljanje dokumentov v eHrambo je uspešno končano. Vsega skupaj je bilo poslano xx dokumentov«. Preneseni eRačuni izginejo iz seznama nearhiviranih eRačunov.
|
