Javni sektor:

V javnem sektorju je edini distributer e-računov UJP. Uporabnikom naših programov se ne bo potrebno mučiti s spletno stranjo in shranjevanjem dokumentov v mapo na disk. Naša programa Glavna knjiga in Knjiga prejetih faktur bosta vsebovala bralnik prejetih e-računov. V obeh programih bo opcija "preveri račune na UJP"., v programu pa se bodo pojavile slike računov. Ravno tako bo program že vedel, kdo je račun poslal, kakšen je znesek računa in datumi. Potrebno bo le doknjižiti davek in protiknjižbe.

Prejeti računi:

Žal so tudi težave: vsak račun, ki ga prejmete, je potrebno odobriti. Primer: Račun za živila pregleda ekonom, potem ravnateljica. Šele potem je to prejeti račun, ki ga lahko plačate. V kolikor imate samo Glavno knjigo, je potrebno račun z UJP strani stiskati. Potem gre v potrjevanje kot klasični račun (včasih prejet po pošti). Pri knjiženju v Glavno knjigo pa se program poveže na UJP, izpolni prvo stran knjiženja v Glavni knjigi, vi pa samo doknjižite davek in protiknjižbe.

Rešitev: V kolikor imate program Knjiga prejetih faktur, je stvar veliko bolj enostavna. Tajnica v programu sprejme račun iz sistema UJP in za vsak račun določi, kdo ga mora pregledati. Ko ga vsi po vrsti pregledajo, se iz tega programa prenese v Glavno knjigo. Tiskanje računa ni potrebno, kajti vse se pregleduje v programu. Ravno zaradi tega smo pripravili akcijo -50% za nakup programa Knjiga prejetih faktur.

Izdani računi:

Pri izdajanju računov je na srečo veliko lažje. Velja omeniti, da se pri izdajanju računov za fizične osebe ne spremeni nič in boste lahko še vedno pošiljali naloge kot do sedaj. Vse ostale račune (za javni sektor in pravne osebe) pa boste morali izdajati v e-obliki. V kolikor nimate našega programa Fakturiranje, boste morali te račune ročno vnašati na UJP strani. Vnesti boste morali vse, od prejemnika, vrste storitve ali blaga, ki ga zaračunavate itd. Skratka veliko ročnega dela. V kolikor imate program Fakturiranje, bo program sam poslal račune na UJP. Ravno zato smo tudi za ta program pripravili akcijsko ponudbo -50%.

Seveda se potem poraja vprašanje, kako je z arhiviranjem računov v javnem sektorju. Tudi na to smo mislili. Povezali smo se s podjetjem Logitus. Oni so strokovnjaki na tem področju, imajo potrjena vzorčna notranja pravila (šolstvo). Uporabniki eAsistenta se s tem podjetjem že srečujete, ker tudi eAsistent sodeluje z njimi. Torej s podjetjem Logitus uredite formalne stvari. Komunikacija iz naših programov pa bo zelo enostavna: konec meseca izberete le opcijo v programu: prenos dokumentov v trajni arhiv. In to je vse, torej nič več tiskanja, nič več registratorjev, vse skupaj pa je potrjeno s strani Arhiva republike Slovenije.

Zavedamo se, da bo to velika sprememba za vse nas. Najkasnejši rok za uveljavitev zakona je 1.1.2015, a naša želja je, da se tega lotimo veliko prej. Programi bodo pripravljeni v zaćetku Julija 2014. Takrat bomo na vas naslovili prošnjo za pošiljanje e-računov z naše strani. S 1.9.2014 pa bomo za javni sektor pošiljali izključno samo e-račune. Le tako se bomo lahko pravočasno navadili na nov način poslovanja.